מידע אודות תוכנת הנהלת חשבונות

מהי הנהלת חשבונות?

הנהלת חשבונות הינה ניהול רישום ותיעוד הפעילות הפיננסית של העסק (בכפוף לחוקי רשויות המס), באופן שיאפשר הפקה של דו''חות ונתונים מסוימים הנדרשים עבור העסק.

מהי תוכנת הנהלת חשבונות?

תוכנת הנהלת חשבונות הינה תוכנת מחשב המאפשרת לשמור, לתעד ולעבד מיידע חשבונאי.
ישנם שני סוגים של תוכנה להנהלת חשבונות:

• תוכנת הנהלת חשבונות דו – צידית או "כפולה"
• תוכנת הנהלת חשבונות חד צידית

בתוכנת הנהלת חשבונות דו צידית, יש ליצור הקבלה בין הוצאה לבין הנכס אשר מימן אותה, וכן יש להקביל בין הכנסה לבין הנכס הנוצר ממנה. תוכנת הנהלת חשבונות דו צידית משמשת בעיקר חברות בע''מ, ועסקים בעלי מחזור מכירות גבוה.

בתוכנת הנהלת חשבונות חד צידית, אין צורך להקביל בין ההוצאות לנכסים, וניתן להסתפק באופן רישום פשוט יותר. תוכנת הנהלת חשבונות חד צידית מתאימה יותר לעסקים פטורים ולעוסקים מורשים.

מה אפשר לעשות באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות?

תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת ביצוע מספר רב של פעולות, אך הבסיס של כולן הוא זהה, וכולל:

• הפקת תיעוד פנים
• ניהול ורישום תיעוד חוץ והוצאות
• הפקת דו''חות לרשויות (דו''ח מע''מ, דו''ח מקדמות מס)
• הפקת פלטים (קבצים) לרשויות המס (קובץ פורמט פתוח, PCN874 ועוד).
• ניהול העסק (פריטים, לקוחות, ספקים, הכנסות הוצאות ועוד)

הפקת תיעוד פנים

מה זה בעצם תיעוד פנים? לשון החוק:

"תיעוד פנים" – רישום בגין פעולה שנעשה על ידי הנישום או מטעמו.

תיעוד פנים הינו בעצם אוסף כל המסמכים החשבונאיים אשר העסק מפיק עבור הלקוחות שלו: הצעות מחיר, הזמנות, תעודות משלוח, חשבוניות, קבלות ועוד באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות או פנקסים ידניים.

רשות המיסים מגדירה (בהוראות מס הכנסה לניהול פנקסי חשבונות) באיזה אופן ניתן להפיק ולשמור את תיעוד הפנים של העסק. רשות המיסים קבעה כי את תיעוד הפנים של העסק יש לשמור ב-"ספר כרוך".

אם כן, מהו אותו "ספר כרוך" מפורסם? לשון החוק:

(א) ספר שהוא כרוך, ודפיו מוספרו במספרים עוקבים לפני התחלת השימוש בו; או
(ב) דפים כרוכים בפנקס בעת הרישום, שכולם מוספרו במספרים עוקבים לפני התחלת השימוש בו, ובלבד שכאשר נתלש דף יישאר העתק הימנו כרוך ונושא מספר זהה למספר הדף שנתלש; או
(ג) קובץ קבוע,

סעיפים א' ו – ב' לעיל מתייחסים להפקת תיעוד פנים באמצעות פנקס ידני, אותו ניתן להזמין בבית דפוס.
סעיף ג' מתייחס להפקת תיעוד פנים באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות.

בכדי שתוכנת הנהלת חשבונות תהיה קבילה מבחינה חוקית, עליה להפיק ולשמור את הנתונים ב- "קובץ קבוע". אז מה זה בעצם "קובץ קבוע"? לשון החוק: "קובץ קבוע" – קובץ אשר מתקיימים בו כל אלה:

(1) אין אפשרות למחוק רשומה בו;
(2) הרשומות בו מוספרו באופן אוטומאטי במספר עוקב, כשרצף המספרים העוקבים נשמר מעיבוד לעיבוד במשך שנת המס;
(3) אינו קובץ זמני;

"קובץ זמני" – קובץ המשמש כטיוטה בלבד;

מהוראת החוק עולה כי תוכנת הנהלת חשבונות הינה תוכנה אשר מסוגלת להפיק "קובץ קבוע" – כלומר קובץ בעל מספור רציף, אשר לא ניתן למחוק ממנו או להוסיף אליו נתונים ללא רישום ותיעוד.

יוצא איפה כי גליון אלקטרוני (כמו אקסל) או קובץ ממעבד תמלילים (כגון וורד) אינם יכולים לשמש כתוכנת הנהלת חשבונות לצורך הפקת תיעוד הפנים של העסק, מכיוון שניתן לערוך בהם שינויים כרצוננו ללא הגבלות או תיעוד של הפעולה.

ניהול ורישום תיעוד חוץ והוצאות

תיעוד חוץ מתייחס למסמכים אשר העסק מקבל ממקורות חיצוניים לעסק – כלומר כל החשבוניות והקבלות אשר מתקבלים מהספקים.את תיעוד החוץ של העסק יש לארגן ולשמור בתוך תיקיה או קלסר מסודרים, בצורה שיהיו נגישים וזמינים במקרה הצורך, כמו ביקורת של רשות המיסים. תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת קליטה של הוצאות העסק תוך רישום מספר האסמכתא של ההוצאה (מספר החשבונית שנתקבלה מהספק). רוב תוכנות הנהלת החשבונות כוללות מספר מוגדר מראש של סעיפי הוצאה, לפי סוג ולפי אחוז המע''מ המוכר בהן. חלק מתוכנות הנהלת החשבונות מאפשרות לשייך סעיף הוצאה לספק, וכך בעת בחירת הספק בעת רישום הוצאה, סעיף ההוצאה נבחר בצורה אוטומאטית.

הפקת דו''חות לרשויות

רשויות המס מנסות להלחם כבר שנים בתופעות של העלמות מס וחשבוניות פיקטיביות. עם השנים עולה רמת התחכום והתעוזה של מעלימי המס למיניהם, דבר שמחייב גם את הרשויות לשפר ולשכלל את שיטות העבודה שלהן. עקב עליית הפופולאריות של שימוש בתוכנות הנהלת חשבונות בקרב הנישומים, הוחלט ברשויות המס לחייב בעלי עסקים מסוימים להגיש דו''חות בצורה של קובץ ממוחשב. הכוונה היא להשתמש בכוח המחשוב בכדי לסרוק ולהצליב נתונים בין פלטים וקבצים ממספר עסקים בכדי לעלות על ניסיונות הונאה כגון שימוש במספרי חשבוניות פיקטיביות.

כל תוכנת הנהלת חשבונות הרשומה כחוק מחויבת לכלול שני מודלים להפקת פלט ממוחשב:

• קובץ פורמט פתוח
• קובץ PCN874

ניהול העסק

טוב, הגענו לדובדבן שבקצפת. אם כבר משתמשים בתוכנה להנהלת חשבונות, למה לא לנצל אותה לניהול טוב יותר של העסק? האפשרויות כאן הן רבות ומגוונות. תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת בין השאר:

• ניהול פריטים ומחירונים
• ניהול לקוחות וספקים
• ניהול ההוצאות וההכנסות של העסק
• שליחה נוחה של מסמכים ללקוחות ( באמצעות דוא''ל למשל)
• הפקת יתרת לקוח בלחיצת כפתור
• סיכומי מכירות לפי סיווגים שונים

וישנו כמובן פן נוסף, הפן התדמיתי: שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות הינו חיוני לשיפור תדמית העסק. ישנו הבדל עצום בין הפקת מסמך מרשים באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות הכולל את לוגו וכתובת החברה באותיות מאירות עיניים, לבין הפקת מסמך מפנקס ידני בכתב יד מרושל.

ואם כבר מסמך ממוחשב מתוכנת הנהלת חשבונות , למה לא להפיק מסמך צבעוני? בתוכנת כלכלית ניתן להפיק מסמכים בעלי "טקסט עשיר" – כלומר מסמך שניתן לשנות בו את סוג הפונט, גודלו,צבעו, יישור הפסקה (ימינה אמצע שמאלה) ועוד. כמו כן ניתן לשלוט על גודל ומיקום הלוגו במסמך.