אנו שמחים לבשר על יציאת גרסה חדשה של כלכלית : כלכלית גירסה 4.102 !
להלן השינויים העיקריים בגירסה 4.102:
הוספת מספרי הקצאה בחשבוניות ובהוצאות - חשבוניות ישראל.
בהתאם להנחיות החדשות של רשות המיסים, החל מה- 5/5/2024 כל חשבונית שסכומה לפני מע''מ גבוה מ- 25000 ש''ח ( וסכום המע''מ לפחות 4250 ש''ח ) מחוייבת בקבלת מספר הקצאה מרשות המיסים.
ללא מספר הקצאה לא ניתן יותר להזדכות על המע''מ בחשבוניות הוצאה שסכומן לפני מע''מ גבוה מ - 25000 ש''ח.
הדבר נועד לצמצם את תופעת החשבוניות הפיקטיביות ולהילחם בתופעות של העלמות הכנסה.
יש לציין שסכום המינימום הנדרש לצורך חיוב במספר הקצאה צפוי להשתנות בעתיד ולרדת ל-20000 ש''ח, ולאחר מכן ל - 15000 וייתכן שיתעדכן בהמשך לסכומים נמוכים אף יותר.
לקבלת מידע נוסף על מספרי הקצאה ניתן ללחוץ על הקישור הבא:
מידע על מספרי הקצאה מרשות המיסים
כדי לקבל מספר הקצאה יש להירשם לאזור האישי באתר של רשות המיסים בקישור הבא:
רישום לאזור האישי של רשות המיסים
כפי שתראו בהסבר שלהלן, כלכלית 4.102 כוללת אפשרות להוסיף מספרי הקצאה למסמכים הרלונטיים ( חשבונית, חשבונית/קבלה, חשבונית רכש, הוצאות ) בצורה קלה ונוחה כך שכל התהליך של קבלה ורישום מספר ההקצאה אורך מספר שניות בלבד.
במסך הגדרות מערכת בלשונית מיסים התווספה קבוצה של שדות עם הכותרת "מספרי הקצאה" אשר מאפשרת לנהל את הנושא של רישום מספרי הקצאה בצורה נוחה.
הטבלה בחלק העליון של הקבוצה מאפשרת להגדיר את סכומי ההקצאה הנדרשים לפי תאריך ( כרגע הסכום הוא 25000 והתאריך 5/5/24. יש לעדכן את הטבלה בהתאם להנחיות של רשות המיסים כפי שיתפרסמו מעת לעת ).
שדה הבחירה "אפשרות הוספת מספרי הקצאה" כולל שתי אפשרויות: ללא הוספה או הוספה ידנית. במצב הוספה ידנית כלכלית תבקש להזין מספר הקצאה בכל פעם שהדבר יידרש בהפקת חשבונית או ברישום הוצאה.
תיבת הסימון "הצג טופס עדכון מספר הקצאה בעת פתיחה", במידה ומסומן "כן", פותח טופס מרכז ( בעת פתיחה של כלכלית ) בו ניתן להשלים מספרי הקצאה בחשבוניות מהחצי שנה האחרונה בהן נדרש מספר הקצאה אך טרם נרשם.
לחיצה על הלחצן עם סמל העיפרון תציג את המסך המרכז של עדכון מספרי הקצאה עם כל החשבוניות בהן נדרש להשלים מספר הקצאה אך המספר חסר:
בעת הפקה של חשבונית או חשבונית קבלה, ובמידה והחשבונית מחייבת מספר הקצאה, ייפתח מסך עדכון מספר הקצאה שבו ניתן לרשום את מספר ההקצאה שקיבלנו מרשות המיסים עבור החשבונית:
הערה: המסך להזנת מספר הקצאה ייפתח רק לאחר שמירת החשבונית ( או טרם הדפסה או שליחה בדוא''ל ) מכיוון שרק לאחר שמירה החשבונית מקבלת מספר במערכת ומספר זה נדרש לצורך בקשת מספר ההקצאה מרשות המיסים.
טופס עדכון מספר ההקצאה מאפשר לרשום את מספר ההקצאה אשר קיבלתם מרשות המיסים ולעדכן את החשבונית או, במידה ואין ברשותכם את המספר בהישג יד, אפשר ללחוץ על סגירה של הטופס ולהשלים את המספר בשלב מאווחר יותר.
במידה ובחרתם לסגור את הטופס ללא הזנת מספר הקצאה כלכלית תשאל את השאלה הבא:
חשוב שניתן ליצור ולשמור חשבונית מס או חשבונית/ קלה גם ללא מספר הקצאה ( ולהשלים מאוחר יותר ), אך בעת קליטה של חשבונית רכש מהספק, במידה והיא מעל הסכום המחייב לקבלה של מספר הקצאה, לא יהיה ניתן לשמור את המסמך ללא רישום מספר הקצאה. הסיבה לכך היא שחשבונית רכש הופכת להוצאה בעת שמירתה ולא ניתן לשמור הוצאות בכלכלית ללא מספר הקצאה ( כי זו עברה על החוק להזדכות על מע''מ של הוצאה ללא מספר הקצאה ).
כאמור, לא ניתן מבחינה חוקית להזדכות על חשבונית הוצאה ללא מספר הקצאה במידה והסכום של ההוצאה לפני מע''מ מעל סכום המינימום הנדרש ( בשלב זה - 25000 ש''ח ).
לצורך ניהול מספרי ההקצאה בהוצאות הוספנו שדה חדש "מספר הקצאה" במסך הוצאות טיוטה ובמסך הוצאות שמורות:
במידה ולא רושמים את מספר ההקצאה בעת רישום ההוצאה ( בהוצאה שמחייבת מספר הקצאה ) תופיע ההודעה הבאה שמזכירה לכם שלא תוכלו לשמור את ההוצאה ללא השלמה של מספר ההקצאה:
ייבוא פריטים ללא קישור
כלכלית תומכת בתהליך הנקרא "שרשור מסמכים" שבו מייבאים פריטים ממסמך למסמך ( למשל, מהזמנה לחשבונית ) ויוצרים קישור בין המסמכים.
כלכלית 4.102 מאפשרת לבצע ייבוא של פריטים ממסמך למסמך ללא ביצוע קישור - רק העתקה של פריטים.
בניגוד לשרשור רגיל ( עם קישור ) שבו יש הגבלה על סוג המסמך הקולט וסוג המסמך ממנו קולטים ( למשל, מתעודת משלוח לחשבונית מס אך לא להפך ), בייבוא פריטים ללא קישור ניתן לייבא פריטים מכל מסמך לכל מסמך אחר ללא הגבלה.
לאחר סיום פעולת הייבוא ללא קישור לא קיימת שום זיקה בין המסמך הקולט למסמך הנקלט ואין שום תיעוד של הפעולה במערכת.
כדי לייבא פריטים ללא קישור יש להפיק מסמך חדש וללחוץ על הלחצן "קליטת מסמכים":
במסך הייבוא יש לסמן "ייבוא פריטים ללא קישור" ובמידת הצורך לסמן "עדכן שערי חליפין":
לאחר לחיצה על לחצן הייבוא הפריטים מהמסמכים המסומנים יועברו למסמך שנמצא בעריכה ללא ביצוע קישור כלשהו בין המסמכים.
שכפול מסמכים
בעקבות פניה של לקוחות רבים הוספנו בכלכלית 4.102 את האפשרות ליצור עותק של מסמך קיים בלחיצת כפתור.
הרעיון הוא להשתמש במסמך קיים כתבנית למסמך חדש, ולחסוך את ההקלדה החוזרת של המסמך, אשר במקרים רבים עלולה לגזול זמן רב, במיוחד אם מדובר במסמך מרובה פריטים.
כדי לשכפל מסמך קיים יש להיכנס אל מסך רשימת המסמכים ( למשל רשימת חשבוניות מס ) , לעבור לשורה של המסמך המבוקש וללחוץ על הלחצן "שכפל מסמך"
לאחר לחיצה על לחצן השכפול יווצר מסמך חדש זהה למקור, למעט שדות תאריך והערות מעודכנים ליום השכפול:
הערה: בשכפול מסמך נוצר מסמך חדש אשר זהה בפורמט שלו למסמך המקורי, בלי קשר להגדרות המערכת בתוכנה, לדוגמא, שכפול של מסמך שבו מוצגים שערי מט''ח וחלק מהפריטים מוצגים במטבע דולר תיצור מסמך חדש זהה המציג פריטים בדולר גם אם הגדרות המערכת הנוכחיות בתוכנה הן להציג שקלים בלבד.
יצירת קבלה למספר חשבוניות
האפשרות ליצור קבלה לחשבונית שכבר נמצאת במערכת קיימת כבר מגרסה 3.601.
בכלכלית 4.102 נוספה האפשרות ליצור קבלה עבור מספר חשבוניות בבת אחת.
כדי ליצור קבלה עבור מספר חשבוניות יש לעבור אל מסך רשימת החשבוניות, לסמן את תיבת הסימון "בחירה..." וללחוץ על הלחצן "צור קבלה לחשבונית קיימת":
במסך הבא יש לסמן את החשבוניות מהן רוצים ליצור קבלה ואשר נרצה לכסות באופן מלא - במקרה כזה השדה סכום הכיסוי ייצבע בירוק.
ניתן גם לרשום סכום כיסוי חלקי במידת הצורך ( השדה סכום כיסוי לא ייצבע בירוק במקרה כזה ).
לאחר מכן נלחץ על "צור קבלה מחשבוניות שנבחרו" כדי ליצור את הקבלה:
לאחר הלחיצה כלכלית תיצור באופן אוטומאטי קבלה חדשה בהתאם לחשבוניות שנבחרו וסכומי הכיסוי שמולאו:
ניתן לראות כי סכום הקבלה תואם לסכומי הכיסוי של החשבוניות וכי שדה ההערה בקבלה מכיל פירוט של החשבוניות וסכומי הכיסוי מהן נוצרה הקבלה.
מעבר לפנקס הקבלות מראה כי השדות "מסמכים יוצרים" ו-"חשבויות ששולמו" מראים כי הקבלה נוצרה מ-3 חשבוניות:
לחיצה על הספרה "3" בשדה "חשבוניות ששולמו" תפתח מסך המציג את החשבוניות ששולמו באמצעות הקבלה - במקרה זה, שתי חשבוניות שולמו במלואן ואילו חשבונית אחת עם כיסוי של 43% בלבד:
שליחה מרובה של מסמכים ללקוחות שונים
בגרסאות ישנות של כלכלית בכדי לשלוח העתקי מסמכים ללקוח יש להיכנס לכרטיס הלקוח ולבחור את המסמכים שנדרש לשלוח באמצעות לחיצה על "שליחה מרובה של מסמכים".
במקרים מסוימים, נרצה לשלוח העתקי מסמכים ליותר מלקוח אחד - במצב כזה מעבר לכרטיס הלקוח של כל אחד מהנמענים וביצוע השליחה משם הוא מעט מכביד.
כלכלית 4.102 מאפשרת לשלוח העתקי מסמכים למספר רב של נמענים בבת אחת - אין צורך יותר לעבור לכרטיס הלקוח של כל נמען בנפרד.
שיפור נוסף הקשור לשליחת העתקי מסמכים בדואר אלקטרוני בכלכלית 4.102 הוא האפשרות לשלוח גם לנמען חיצוני - או במידת הצורך, רק לנמען החיצוני ולא ללקוח - יכול להיות שימושי במידה ורוצים לשלוח העתקי מסמכים לרואה החשבון למשל.
כדי לשלוח העתקי חשבוניות מס למספר לקוחות, יש לפתוח את מסך רשימת החשבוניות וללחוץ על "שלח העתקים בדואר אלקטרוני":
בשלב הבא יש לסמן את המסמכים שנרצה לשלוח ללקוחות השונים. במידת הצורך נבחר גם נמען חיצוני לשליחה:
בשלב הבא נלחץ על לחצן השליחה, כלכלית תבקש מאיתנו לאשר את הפעולה - במידה ונאשר את השליחה כלכלית תשלח את המסמכים המסומנים לכל אחד מהלקוחות ובמידה ובחרנו נמען נוסף תתבצע שליחה גם אליו.
עריכה של הערת מסמך במסך נפרד
במקרים מסוימים נרצה להוסיף למסך הערה ארוכה עם מלל רב אשר יקשה עלינו לערוך אותה בשדה ההערה מפאת חוסר מקום.
לצורך התמודדות עם מקרים כגון אלה ולשם הנוחות, הוספנו בכלכלית 4.102 את האפשרות לערוך את ההערה בחלון נפרד.
כדי לערוך את ההערה בחלון נפרד יש ללחוץ על הלחצן "ערוך הערה" במסך יצירת מסמך חדש ( ניתן גם ללחוץ לחיצה כפולה בשדה הערה ):
במסך שייפתח ניתן לערוך את ההערה ביתר נוחות וללא צורך לגלול את השדה בגלל חוסר מקום.
לאחר שרשמנו את ההערה שרצינו יש ללחוץ על הלחצן "שמור" וההערה תתעדכן במסך של המסמך שנמצא בעריכה:
בחירה מרובה של לקוחות בדוחות
במקרים מסוימים נרצה להפיק דוחות עבור מספר לקוחות בבת אחת, לדוגמא, כל הלקוחות בקבוצה VIP, כל הלקוחות באזור הצפון וכו'.
עד עתה ניתן היה להפיק דוחות לכל הלקוחות או ללקוח נבחר, בכלכלית 4.102 הוספנו את האפשרות לבחור מספר לקוחות לצורך הפקת דוחות.
לצורך הפקת דוח עבור מספר לקוחות יש לסמן בחירה מרובה במסך סינון נתוני הדוח ולאחר מכן לבחור את הלקוחות עבורם נרצה להפיק את הדוח.
לדוגמא, בתפריט דוחות נלחץ על "דו''ח מכירות חודשי" ולאחר מכן במסך סינון נתוני הדוח נסמן "בחירה מרובה":
לאחר הסימון יופיע משמאל לשדה הלקוחות לחצן "בחר" אשר בלחיצה עליו מאפשר לבחור לקוחות עבור הפקת הדוח:
נסמן את הלקוחות שנרצה שיופיעו בדוח ונלחץ על "סגור":
לאחר הפקת הדוח נוכל לראות בכותרת ליד המילה "לקוח" כי הדוח כולל בחירה מרובה של לקוחות:
הצגת מסמך אחרון בשרשור מסמכים
האפשרות לשרשר מסמכים קיימת כבר בכלכלית מהגרסה הראשונה 1.101
.
במקרים רבים הצגת השרשור במלואו במסמך עלולה להיות מסורבלת וקשה לקריאה
.
לדוגמא
:
הפריט "חוצצים צבעוניים" בהצעת מחיר נקלט להזמנה ומופיע שם כפריט "חוצצים צבעוניים מהצעת מחיר 600163 04/12/20
".
בהנחה שנקלוט הזמנה זו לתעודת משלוח הפריט יופיע בשם "חוצצים צבעוניים מהצעת מחיר 600163 04/12/20 מהזמנה 500017 04/12/20
".
קליטה של תעודת המשלוח לחשבונית תוסיף לשם הפריט "...תעודת משלוח 400058
"05/12/20 כך שבסופו של דבר נקבל תיאור פריט ארוך וקשה לקריאה.
כלכלית
4.102 מאפשרת להגדיר בהגדרות מערכת (בלשונית "הגדרות" ) כי אני מעונינים להציג בכל שלב בשרשור רק את המסמך האחרון וכך להימנע מיצירת שם פריט ארוך ומסורבל
:
חיפוש לקוח לפי עוסק מורשה
הוספנו את האפשרות לסנן את מסך הלקוחות לפי חלק או כל המספר של העוסק מורשה או תעודת הזהות.
שיפור מנגנון יצירת חשבוניות מתשלומים דחויים
חלק ניכר ממשתמשי כלכלית משתמש בכלי של יצירת חשבוניות מתשלומים דחויים אשר מאפשר ליצור חשבונית עבור כל תקבול בקבלה בעת הגעת מועד הפרעון וכך להימנע מתשלום מראש של מע''מ ( אפשרות זו אינה מתאימה לכל העסקים, מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון ).
בשימוש תקין יש להפיק חשבונית לתקבול בעת הגעת מועד הפרעון, אך במקרים רבים קורית תקלה שבגינה אנו נזכרים באיחור להפיק חשבונית לתקבול שמועד הפרעון שלו חלף ( לפעמים חודש חודשיים אחרי ) וכך נוצרות חשבוניות עם תאריך חשבונית לא תקין ( תאריך חשבונית ישן ולא של יום ההפקה ).
בכלכלית 4.102 הוספנו מנגנון אשר בודק את תאריכי הפרעון של התקבולים שבחרנו להפיק מהם חשבונית, ובמידה ויש תקבולים ישנים כלכלית מציעה לעדכן את תאריכי הפרעון שלהם להיום:
להלן ההודעה שתתקבל במידה ובחרנו שלושה תקבולים אשר שניים מהם עם תאריך פרעון ישן ( תאריך פרעון עם רקע אדום ) :
במידה ונבחר "כן" כלכלית תיצור חשבוניות עם תאריך פרעון של יום ביצוע הפעולה כפי שנכון וצריך להיות.
שליחת חשבונית עסקה חתומה דיגיטלית בדואר אלקטרוני
לצורך שיפור נוחות העבודה בתוכנה, ועקב התגברות השימוש בחשבוניות עסקה בהתנהלות השוטפת של העסק, הוספנו בגרסה 4.102 את האפשרות לשלוח חשבונית עסקה חתומה דיגיטלית בדוא''ל, בדיוק כפי שניתן לשלוח חשבוניות מס וקבלות.
אנו מאחלים לכם המשך עבודה נעימה בתוכנת הנהלת חשבונות כלכלית!
