כלכלית גירסה 3.501

העלנו גירסה חדשה של כלכלית : כלכלית גירסה 3.501
הדגש הפעם הוא על הקשר עם הלקוח - הוספנו אפשרות לשליחת מסמכים חתומים דיגיטלית ושליחת הודעות SMS.

להלן השינויים העיקריים בגירסה 3.501:

 

הפקה ושליחה של מסמכים חתומים בחתימה דיגיטלית

לחתימה הדיגיטלית יתרונות רבים וביניהם:

• חסכון בזמן
• חסכון במאמץ
• חסכון כספי ( הדפסה, נייר, בולים, מעטפות)
• שמירה על הסביבה

מבחינה כספית, אם נניח כי עלות שליחת מכתב בודד היא בין שלושה לארבעה שקלים, הרי שהשימוש בחתימה דיגיטלית יכול להביא לחסכון של מאות ואפילו אלפי שקלים בשנה.

ההפקה של חשבונית מס חתומה דיגיטלית בכלכלית זהה להפקה של חשבונית מס רגילה.
בסיום הפקת החשבונית ניתן לבחור באחת משתי האפשרויות הבאות:
לחיצה על "שליחה בדוא''ל" - כלכלית תיצור מסמך PDF חתום דיגיטלית ותצרף אותו כצרופה להודעת דוא''ל.
לחיצה על הדפסה - במקרה שרוצים גם עותק נייר בנוסף למסמך האלקטרוני.



במידה ולחצנו על "הדפסה" ייפתח מסך בחירת המדפסת הרגיל, אשר נוספה בו האפשרות ליצור ולשלוח מסמכים חתומים דיגיטלית:


 

• תיצור קובץ PDF חתום דיגיטלית ותשמור אותו בתיקיית קבצי האקרובט שהגדרנו בכלכלית ( הגדרות מערכת - דוא''ל )
• תיצור הודעת דוא''ל באאוטלוק ותצרף את הקובץ כצרופה להודעה.

במידה ונפתח את הקובץ החתום דיגיטלית נוכל להבחין בשתי תוספות לעומת קובץ רגיל ( שאינו חתום ):

• הכיתוב "מסמך ממוחשב" בחלק העליון של העמוד.
• חתימה דיגיטלית בחלק התחתון השמאלי של המסמך.

להסבר מפורט על אופן הפקת מסמכים חתומים דיגיטלית בכלכלית ניתן לקרא בקישור הבא:
הפקת חשבונית מס חתומה דיגיטלית בכלכלית
 

שליחת הודעות SMS ללקוחות

כמעט כולנו מחזיקים מכשיר סלולרי או סמרטפון, חלקנו אפילו יותר ממכשיר אחד.
שאלה: מהי הפעילות הכי נפוצה שאנשים מבצעים באמצעות הטלפון הנייד שלהם?
סקר שנעשה על ידי חברה אמריקאית מראה כי הפעילויות הכי נפוצות במכשירי הסלולר הן ( לפי סדר ):

• שליחת הודעות טקסט
• צילום תמונות
• משלוח וקבלת דואר אלקטרוני

קצת מפתיע לגלות שעם כל ההתפתחות הטכנולוגית של השנים האחרונות, הפעולה הכי נפוצה שנעשית במכשיר הסלולרי היא משלוח הודעות טקסט פשוטות!

לשליחת הודעות SMS ללקוחות יש יתרונות מובהקים על פני אמצעי פרסום אחרים:

• מעל 97% סיכוי כי הלקוח יפתח ויקרא את ההודעה
• עלות נמוכה יחסית לאמצעי פרסום אחרים ( מודעות בעיתונים, קמפיין באינטרנט וכו)
• קמפיין מבוסס SMS מייצר הנעה לפעולה יותר מכל סוג קמפיין אחר
• סיכוי גבוה שמקבל ה-SMS יבקר באתרך או בחנות הפיזית
• פשטות ומידיות

בכלכלית מגרסה 3.501 הוספנו יכולת משלוח של הודעות SMS לרשימת הלקוחות בצורה קלה ונוחה.
מדובר בדרך נהדרת וקלה להודיע ללקוחות שלכם על מבצעים חדשים, לברך אותם לרגל חג או ארוע, או סתם לאחל מזל טוב לרגל יום ההולדת.
כדי לשלוח הודעות SMS ללקוחות יש ללחוץ על לחצן ה-SMS במסך הלקוחות:




במסך שנפתח ניתן לבחור לקוחות אליהם תתבצע השליחה ולרשום את נוסח ההודעה שתישלח:



בנוסף לרשימת הלקוחות שמנוהלת בכלכלית, ניתן להגדיר רשימת תפוצה נוספת של נמענים.
בלחיצה על הלחצן "נהל נמענים נוספים" ( בקבוצה "נמענים נוספים" בצד שמאל למטה ) ייפתח מסך בו ניתן לרשום שמות ומספרי טלפון של הנמענים הנוספים:



הערה: האפשרות לשלוח SMS ללקוחות אפשרית לאחר רכישת חבילת SMS.
ניתן לרכוש חבילות SMS על פי הצורך ובמחירים אטרקטיביים במיוחד!
 

דוחות חדשים ושיפורים בדוחות קיימים

לכלכלית 3.501 נוספו מספר דוחות חדשים בתפריט דו''חות:

• דו''ח יתרת לקוחות לפי חשבוניות עסקה
• דו''ח חשבוניות לפי תאריך פרעון
• דו''ח הכנסות והוצאות לפי קבוצה

דו''ח יתרת לקוחות לפי חשבוניות עסקה
בעקבות התיקון לחוק המע''מ אשר מאפשר לבעלי עסקים להפיק חשבונית עסקה ( במקום חשבונית מס ) בעת ביצוע העסקה, ולהפיק חשבונית מס רק לאחר קבלת התקבול מהלקוח, נוצר הצורך לקבל תמונת מצב על יתרת/חוב הלקוח על פי חשבוניות עסקה.
הדו''ח מציג את חשבוניות העסקה שהופקו ללקוח, חשבוניות העסקה שסומנו כסגורות ( קליטה של חשבונית עסקה לחשבונית מס מסמנת אותה כסגורה אוטומאטית ) ואת היתרה שטרם נסגרה.


דו''ח חשבוניות לפי תאריך פרעון
בפעילות השוטפת של העסק מול לקוחותיו, נוצר לא פעם מצב בו הלקוח אינו פורע את כל חשבונותיו בזמן.
הדבר נכון שבעתיים בישראל, בה מוסר התשלומים, איך לומר... איננו מהגבוהים ביותר.
בכדי לדעת מה יתרת הלקוח ניתן להפיק דו''ח יתרת לקוחות, הסוכם את החשבוניות שהפקנו ללקוח מול התקבולים ממנו (קבלות).
אך ממה מורכבת יתרה זו? אילו מהחשבוניות שולמו כבר? האם שולמו במלואן או בחלקן? אילו חשבוניות לא נפרעו עדיין?
דו''ח חשבוניות לפי תאריך פרעון מנסה לענות על שאלות אלה ברמה פרטנית - כלומר ברמת החשבונית הבודדת.
כמו כן, ניתן לסנן את הדו''ח כך שלא יציג חשבוניות שכבר נפרעו במלואן, אלא רק את אלה שעדיין לא נפרעו.

דו''ח הכנסות והוצאות לפי קבוצה
תוכנת הנהלת חשבונות כלכלית מאפשרת לשייך לקוחות וספקים לקבוצות על פי בחירתנו.
לדוגמא: ניתן לשייך לקוחות לקבוצה על פי מיקום - צפון, דרום, מרכז וכו'. או לשייך ספקים לפי סוג: ציוד משרדי, מחשבים, רכב ועוד.
דו''ח הכנסות והוצאות לפי קבוצה ( קבוצת לקוח/ספק ) הינו דו''ח אשר מציג את דו''ח ההכנסות וההוצאות מקובץ ומסוכם ברמת קבוצה.
מדובר בכלי חשוב מאד בניתוח ההכנסות וההוצאות של העסק.


בנוסף לדו''חות החדשים נוספו מספר שיפורים בדוחות קיימים:

• דו''ח יתרת לקוחות - ניתן לסנן את הדו''ח עבור לקוח בודד. כמו כן ניתן להציג רק לקוחות שיתרתם שונה מאפס.
• דו''ח כרטסת לקוח - לדו''ח נוספה יתרת הפתיחה של הלקוח וסיכום יתרת הלקוח בשקלול יתרת הפתיחה.

 

שיפור בייצוא נתונים לאקסל

כלכלית מאפשרת לייצא נתונים לאקסל החל מגרסה 1.1.
לפעמים, בעת ייצוא נתונים לאקסל ( רשימת פריטים למשל ) נוצר הצורך להדפיס את הרשימה, דבר שמצריך שינוי הגדרות העמוד באקסל כדי שיתאימו לדו''ח המודפס.
בכלכלית 3.501 הוספנו הגדרות הדפסה אוטומאטיות בעת ייצוא לאקסל, אשר כוללות בין השאר:

• הגדרת גודל ההדפסה ( מרחק תצוגה )
• הגדרת שוליים מודפסים
• הגדרת שורת הכותרת כשורה חוזרת בכל עמוד
• הוספת מספרי עמודים
• הוספת שם הדו''ח המודפס
• הוספת תאריך ההדפסה

כעת, כל מה שנדרש לבצע לאחר הייצוא לאקסל הוא ללחוץ על כפתור ההדפסה!
 

הוספת הערה למסמכים מרשימת הערות

בתוכנת הנהלת חשבונות כלכלית ניתן להגדיר הערה קבועה לכל סוג של מסמך: בכל פעם שניצור מסמך חדש, ההערה תופיע באופן אוטומאטי בשדה ההערה להדפסה של המסמך.
במקרים מסוימים, אין די בהערה בודדת, ויש צורך לאפשר בחירה מתוך מספר הערות, לדוגמא: הערה שונה עבור סוג לקוח שונה וכו'.
בכלכלית 3.501 הוספנו את האפשרות ליצור רשימת הערות מותאמת אישית:



בעת הפקת מסמך חדש יש ללחוץ על לחצן הבחירה משמאל לשדה ההערה להדפסה.
לאחר הלחיצה ייפתח מסך בו ניתן להגדיר ולבחור הערות, ובמידת הצורך להוסיף אותן למסמך:



לחיצה על הלחצן משמאל להערה ( עם ציור החץ ) מוסיפה את ההערה למסמך.
ישנן שלוש אפשרויות הוספה של ההערה למסמך:

• הוסף לתחילת הערה קיימת
• הוסף לסוף הערה קיימת
• החלף הערה קיימת

ניתן להוסיף מספר הערות למסמך במידה ורוצים בכך.
 

מילוי אוטומאטי של אמצעי תשלום מכרטיס לקוח

בעת הפקת קבלה ללקוח יש לרשום אמצעי תשלום ובמידת הצורך פרטי אמצעי תשלום כגון: מספר חשבון, מספר סניף, מספר כרטיס אשראי וכו'.
בכלכלית 3.501 ניתן לחסוך זמן הקלדה על ידי שליפת נתוני התשלום מכרטיס הלקוח:




יש ללחוץ לחיצה כפולה על השדה "אמצעי תשלום" בקבלה.
במידה ומולאו אמצעי תשלום בכרטיס הלקוח, כלכלית תציע למלא אותם בשורת התקבול.
יש ללחוץ על אישור ופרטי אמצעי התשלום יועברו מכרטיס הלקוח לקבלה.