הערה: בניהול ספרים נכון, יש לסיים הפקת כל המסמכים של חודש קודם ורק אז להפיק מסמכים חדשים של החודש הנוכחי.
לדוגמא, אם התאריך הוא הראשון בפברואר ואנו מעונינים להפיק חשבונית עם תאריך של סוף ינואר, יש לעשות זאת טרם הפקת מסמכים חדשים של חודש פברואר.
בדומה להפקת מסמכים, לפעמים נוצר הצורך לקלוט חשבונית הוצאה ולשייך אותה לחודש שונה מהרשום על גבי החשבונית, לדוגמא:
החשבונית היא מלפני חודשיים אך התקבלה רק עתה, ובינתיים השתנה אחוז המע''מ.
בכלכלית מגירסה 2.502 ניתן לרשום את ההוצאה עם התאריך האמיתי של החשבונית ואילו בשדה "תאריך ערך" יש לרשום את תאריך הערך הרצוי:
כמו כן, בעת הפקת חשבונית רכש ( אשר הופכת להוצאה לאחר שמירתה) נוספה האפשרות לעדכן את השדה "תאריך ערך".
בעת שמירת חשבונית הרכש והפיכתה להוצאה, השדה "תאריך" יתאים לשדה "תאריך החשבונית" והשדה "תאריך ערך" יתאים לשדה "תאריך ערך" בהוצאה:
הערה : אחוז המע''מ בעת רישום הוצאה נקבע על ידי השדה "תאריך חשבונית". השדה "תאריך ערך" משפיע רק על ייחוס ההוצאה לחודש מסוים בעת הפקת דו''ח מע''מ.
קביעת מספר הספרות אחרי הנקודה בשדה מחיר.
תוכנת כלכלית המיועדת לשימוש עסק קטן ובינוני משמשת מגוון רחב של בעלי עסקים, אשר לחלקם אופי פעילות שונה.
כבררת מחדל, השדה "מחיר יחידה" במסמכים כולל שתי ספרות אחרי הנקודה העשרונית.
רמת דיוק זו אמנם מתאימה לרוב העסקים, אך עדיין קיימים סוגי עסק אשר אינם זקוקים לתצוגה של אגורות במסמכים ( כגון נותני שירותים) ומנגד, עסקים אשר זקוקים לרמת דיוק גבוהה יותר.
בכלכלית 2.502 ניתן בקלות לקבוע את רמת הדיוק בשדה המחיר בלשונית "הדפסה" בהגדרות המערכת:
לאחר הדפסת המסמך, השדה מחיר יוצג בהתאם למספר הספרות שנקבעו בהגדרות המערכת בעת הפקתו.
בדוגמא להלן בחרנו להציג את השדה ללא ספרות אחרי הנקודה:
הוספת קוד לקוח/ספק בכרטיס לקוח/ספק ובהדפסה.
בעת הוספת לקוח או ספק חדש למערכת, כלכלית מקצה עבורו מספר באופן אוטומאטי.
מספר זה איננו ניתן לשינוי על ידי המשתמש והוא נועד לשימוש הפנימי של המערכת.
כלכלית 2.502 מאפשרת להקצות ללקוח/ספק קוד ספרתי ( עד 10 ספרות ) אשר נקרא "קוד לקוח".
השימוש בקוד לקוח/ספק יכול לסייע ככלי נוסף לפילוח לקוחות העסק, לדוגמא : לקוחות בצפון יתחילו בספרות 100, במרכז בספרות 200 ובדרום 300.
השימוש בקוד הלקוח יכול לסייע לבעלי עסקים אשר עוברים לכלכלית מתוכנה אחרת, אבל רוצים לשמור את המספר איתו עבדו בעבר בתוכנה הישנה.
השדה "קוד לקוח" מופיע בקבוצה "פרטים כלליים" בכרטיס לקוח (בעבר הוצג בשדה מספר הלקוח):
שימו לב : קוד לקוח אינו שדה חובה במערכת והוא אינו מחליף את השדה מספר לקוח/ספק אלא משמש כשדה נוסף.
בלשונית "הדפסה" במסך הגדרות מערכת ניתן לקבוע האם להציג את קוד הלקוח במסמכים:
במידה וסימנו את האפשרות "הצג קוד לקוח/ספק במסמכים" קוד הלקוח יודפס על גבי המסמך מתחת לאזור החתימה:
תיקון שגיאה בעת קליטת שערי מט''ח.
תוכנת כלכלית מאפשרת לנהל שערי מט''ח ולעדכן את שערי החליפין באופן אוטומאטי דרך האינטרנט ( דרך אתר בנק ישראל )
לאחרונה, בעת לחיצה על לחצן עדכון שערי מט''ח נתקבלה הודעת שגיאה המודיעה על שגיאה בקובץ XML.
השגיאה נבעה מעדכונים ושינויים שנעשו על ידי בנק ישראל באתר האינטרנט שלו, ובכלל זה בעמוד האינטרנט של שערי המט''ח היציגים.
בכלכלית 2.502 תוקנה פעולת ייבוא שערי המט''ח והודעת השגיאה איננה קיימת יותר.
